SHT - Sistema Holístico de Trabajo (Holistic Work System)

SHT es un Sistema Holístico de Trabajo (Holistic Work System) que se define como una estrategia estructurada que combina una metodología y una filosofía de trabajo estandarizada que considera la organización y sus procesos laborales como un todo interconectado e interdependiente, en lugar de analizar sus partes de forma aislada. Este modelo está diseñado para generar resultados consistentes en términos de eficacia, eficiencia, efectividad, productividad, seguridad y calidad, con la participación del 100% de los empleados, todo mientras se optimizan los recursos y procesos.

Aquí te explico algunas de sus características y qué implica:

• Visión integral: Se observa la empresa como un organismo donde cada departamento, equipo e individuo está relacionado y se influye mutuamente.
• Interdependencia: Se reconoce que el rendimiento de una parte del sistema afecta y es afectado por el rendimiento de las demás.
• Enfoque en las relaciones: Se presta atención a las dinámicas y las comunicaciones entre los diferentes elementos del sistema.
• Consideración del contexto: Se tiene en cuenta el entorno interno y externo de la organización, así como su cultura y valores.
• Mejora continua: Se busca optimizar el sistema en su conjunto, identificando cuellos de botella e ineficiencias en las interacciones.
• Participación y colaboración: Fomenta la comunicación abierta y la colaboración entre los diferentes niveles y áreas de la empresa.
• Objetivos compartidos: Se enfoca en alinear los objetivos individuales y de equipo con los objetivos generales de la organización.
• Bienestar de las personas: Considera el impacto del sistema de trabajo en el bienestar, la motivación y el desarrollo de los empleados.
• Seguridad y Ambiente: Considera el impacto del medio laboral sobre la gente y el impacto de la organización en el Medio Ambiente.

En resumen, un sistema holístico de trabajo busca una armonía y equilibrio entre todos los componentes de la organización para lograr una mayor eficiencia, productividad, calidad y un ambiente de trabajo más positivo. No se centra en solucionar problemas individuales, sino en comprender y mejorar las dinámicas del sistema completo.

"Es una metodología de trabajo centrada en el talento humano, la seguridad integral y la calidad superior del producto, que impulsa la eficiencia, eficacia y efectividad para alcanzar la productividad óptima y el logro de los objetivos organizacionales."

Filosofía de trabajo vs Metodología de trabajo

 La "Filosofía de trabajo" y la "Metodología de trabajo" son conceptos relacionados, pero tienen enfoques y significados distintos:

• Filosofía de trabajo: Refleja los valores, principios y creencias fundamentales que guían la forma en que se trabaja, entre las cuales encontramos La Misión, La Vision y Los Valores de la empresa. Es más abstracta y responde a preguntas como: ¿Cuál es la misión del equipo o de la empresa? ¿Qué se prioriza en el trabajo (creatividad, eficiencia, calidad, colaboración)? Por ejemplo, una filosofía de trabajo podría centrarse en la innovación constante o en el bienestar del trabajador como prioridad.

• Metodología de trabajo: Se refiere al conjunto de procesos, técnicas y herramientas específicas que se utilizan para llevar a cabo el trabajo de manera organizada y eficiente. Es más práctica y concreta. Ejemplos comunes son metodologías como el método ágil (Scrum, Kanban), Six Sigma, La Gestión de Calidad Total (TQM), El análisis de los 5 "Por qué", La metodología 5S, la metodología de cascada o el diseño centrado en el usuario, entre otros.

Mientras que la filosofía de trabajo define el por qué y el para qué, la metodología de trabajo define el cómo. Idealmente, ambas deberían complementarse: la filosofía inspira y guía, mientras que la metodología concreta esas ideas en acciones prácticas.

Desde mi experiencia no hay una respuesta universal; todo depende del contexto y de las necesidades de una empresa o proyecto. Ambos conceptos son fundamentales, pero cumplen roles diferentes y en realidad, se complementan más de lo que compiten.

Filosofía de trabajo: Cuándo es más importante

La filosofía de trabajo toma el liderazgo cuando una organización necesita:

• Crear o reforzar una cultura organizacional sólida y duradera.

• Inspirar y motivar a los empleados en tiempos de incertidumbre.

• Definir un propósito claro que guíe todas las acciones y decisiones de la empresa.

Metodología de trabajo: Cuándo es más importante

La metodología se convierte en protagonista en los momentos en que:

• Es crucial mejorar la eficiencia y la productividad.

• Se necesita claridad en los procesos para cumplir objetivos concretos y deadlines.

• Se busca la adaptabilidad y el orden en proyectos complejos.

Elegir entre ambas sería como decidir entre el corazón y el cerebro en el cuerpo humano. La filosofía guía, da sentido y cohesiona; la metodología organiza y operacionaliza. Las empresas más exitosas suelen integrar ambas, utilizando la filosofía como su fuerza motriz y las metodologías como herramientas para hacer realidad esa visión.

¿Qué retos comunes se enfrentan una organización al implementar una nuevas metodologías de trabajo?

 Implementar nuevas metodologías de trabajo en una empresa puede ser un gran desafío debido a varios factores. Aquí algunos de los retos más comunes:

1. Resistencia al cambio: es una reacción y actitud humana común en cualquier organización, normalmente los empleados se sienten cómodos realizando las mismas  rutinas y cualquier alteración de estas rutinas puede generar incertidumbre, incomodidad y miedo.

2. Falta de capacitación: La implementación puede fallar si los equipos no entienden completamente la metodología o no se sienten seguros aplicándola.

3. Deficiencias en la comunicación: Si no se comunican claramente los beneficios y el propósito de la metodología, es probable que los empleados no la apoyen.

4. Recursos limitados: Tiempo, dinero o personal insuficientes pueden obstaculizar una implementación efectiva.

5. Falta de liderazgo comprometido: Sin un respaldo fuerte de los líderes, los empleados pueden perder motivación o percibir la metodología como algo pasajero.

6. Problemas de adaptación: Las metodologías no siempre se ajustan perfectamente a la cultura organizacional o a la naturaleza del negocio, lo que requiere ajustes constantes.

7. Resultados a corto plazo poco visibles: La falta de mejoras inmediatas puede desmotivar a los equipos y generar dudas sobre la eficacia de la metodología.

Implementar una metodología de trabajo en una empresa

 Implementar una metodología de trabajo efectiva en una empresa requiere planificación, compromiso y adaptación. Es importante también conocer las necesidades y los objetivos de la organización. Así mismo se debe evaluar los recursos disponibles y la cultura organizacional, para poder garantizar el ÉXITO. Aquí muestro algunos pasos clave:

1. Diagnóstico inicial: Analiza el estado actual de los procesos y operaciones en la empresa. Identifica áreas de oportunidades y estableciendo objetivos claros y medibles.

2. Seleccionar una metodología adecuada: Evalúa cuál se ajusta mejor a las necesidades y cultura organizacional.

3. Capacitación: Ofrece formación y entrenamiento a los empleados sobre la metodología seleccionada. La comprensión y el compromiso del equipo son esenciales y fundamentales para lograr el éxito.

4. Definir roles y responsabilidades: Clarificar quién será responsable de cada etapa del proceso para garantizar una implementación organizada.

5. Establecer indicadores de desempeño: Define métricas para medir el progreso y evaluar la efectividad de la metodología. Utilizando la metodología SMART que es un método para establecer objetivos que se caracteriza por ser específico, medible, alcanzable, relevante y con límite de tiempo

6. Prueba piloto: Implementa la metodología en un área o proyecto específico antes de aplicarla a toda la empresa.

7. Feedback y ajuste: Escucha las opiniones de los empleados y realiza ajustes necesarios para mejorar la metodología.

8. Evaluación continua: Monitorea los resultados y evoluciona la metodología según las necesidades cambiantes de la empresa y del mercado.

Metodologías

Las metodologías son conjuntos de principios, herramientas, procesos y prácticas organizadas que se utilizan para planificar, ejecutar y gestionar proyectos o actividades de manera eficiente y efectiva. En esencia, son marcos estructurados que guían la forma en que las personas trabajan para alcanzar un objetivo o una meta específica.

Las metodologías de trabajo pueden aplicarse en cualquier sector y lugar. Son útiles para: 

1. Establecer procesos estándar.
2. Mejorar la comunicación entre equipos.
3. Garantizar la calidad en la entrega de productos o servicios.
4. Adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado.
5. Reducir errores y minimizar revisiones.
6. Ahorrar tiempo y recursos.
7. Tomar decisiones informadas

Las metodologías de trabajo pueden variar según el tipo de proyecto, el servicio o el producto que se ofrece, y las necesidades del cliente y del equipo.

Ahora bien, actualmente en el mercado existen muchas metodologías de trabajo, las cuales todas buscan el mismo fin, mejorar la productividad de la empresa, reducir los costos y aumentar la fiabilidad de la manufactura. Entre las Metodologías más conocidas encontramos:

1. El Sistema de Trabajo Integrado (IWS), que es una metodología patentada por P&G, la cual esta basada en dos (02) principios primarios, que son:
• Zero Defectos y Zero Perdidas.
• 100% de la participación de los empleados.
2. Six Sigma, es una metodología de mejora de procesos que apunta a minimizar la cantidad de variaciones en el producto final.
3. La Gestión de Calidad Total (TQM), es un método de mejora de procesos centrado en la calidad que incluye la mejora continua a lo largo del tiempo.
4. Método Kaizen, El objetivo de la mejora continua de procesos es optimizar las actividades que generan valor y deshacerse de cualquier desperdicio.
5. Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), es un modelo de mejora de procesos que se presenta como una opción interactiva para la resolución de problemas. Se usa para mejorar procesos e implementar cambios.
6. El análisis de los 5 "Por qué", es una técnica de mejora de procesos que se usa para identificar la causa de origen de un problema.

La mejor metodología es una combinación de las indicadas arriba como de otras que existen, la decisión depende del tipo de empresa, de los problemas que tienen y si quieren lograr y mantener resultados comerciales superiores.

Para mejorar la efectividad en una empresa (Ejemplo)

 Para mejorar la efectividad por ejemplo en una empresa de calzado, se pueden implementar estrategias específicas que optimicen tanto los procesos como los resultados. Aquí tienes algunas ideas clave:

1. Optimización de la producción:

   • Implementar líneas de producción eficientes que reduzcan el tiempo de fabricación y minimicen el desperdicio.

   • Usar maquinaria moderna y automatización para aumentar la velocidad y la precisión.

2. Control de calidad:

   • Establecer estándares estrictos para garantizar que los productos cumplan con las expectativas de los clientes.

   • Realizar inspecciones regulares para identificar y corregir problemas rápidamente.

3. Innovación en productos:

   • Desarrollar nuevos sabores o presentaciones para atraer a diferentes segmentos del mercado.

   • Incorporar ingredientes locales o tendencias saludables, como opciones sin azúcar o veganas.

4. Marketing y ventas:

   • Crear campañas atractivas que destaquen la calidad y singularidad de los dulces.

   • Aprovechar las redes sociales para interactuar con los clientes y aumentar la visibilidad de la marca.

5. Gestión de inventarios:

   • Implementar sistemas de "justo a tiempo" para evitar el exceso de stock y reducir costos.

   • Monitorear las tendencias de ventas para ajustar la producción según la demanda.

6. Satisfacción del cliente:

   • Recoger retroalimentación de los consumidores para mejorar continuamente los productos y servicios.

   • Ofrecer promociones o programas de fidelidad para mantener a los clientes comprometidos.

Estas estrategias pueden ayudar a una empresa de dulces a ser más efectiva, tanto en términos de producción como de satisfacción del cliente.

Efectividad en las Empresas

 La efectividad en las empresas combina dos conceptos clave: la eficacia (lograr los objetivos planteados) y la eficiencia (utilizar los recursos de manera óptima). En otras palabras, una empresa es efectiva cuando alcanza sus metas de manera eficiente, maximizando resultados y minimizando desperdicios.

Elementos clave de la efectividad empresarial:

1. Definición de prioridades: Identificar las actividades que generan mayor valor para el negocio y enfocarse en ellas.

2. Gestión de recursos: Asegurar que el tiempo, el dinero y el talento se utilicen de manera estratégica.

3. Medición de resultados: Implementar indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar el progreso hacia los objetivos.

4. Adaptabilidad: Responder rápidamente a cambios en el mercado o en las necesidades de los clientes.

5. Cultura organizacional: Fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y orientado a resultados.

Por ejemplo, una empresa de tecnología puede ser efectiva si desarrolla un producto innovador que satisface las necesidades del cliente (eficacia) mientras optimiza los costos de desarrollo y tiempo de lanzamiento (eficiencia).